A&People メールマガジン

テレワークが普及し、メールでのやりとりが増えている方も多いのではないでしょうか。簡潔で伝わりやすいメールを作成することは、同じく忙しいビジネスパーソンである読み手にとっても好印象を与えることができるでしょう。

今回は、英語でメールを書く時に注意すると、ぐっと相手へ伝わりやすくなるポイントをご紹介します。

■件名

件名によってはスパムメールと間違われたり、重要なメールだと気づかず読んでもらえない場合もあります。
メールの内容がわかるよう、
例えば、依頼の場合はRequest for ～、注文の場合はOrder for ～、急ぎの場合はUrgent: Request for ～、といったように簡潔かつ具体的に書くと良いでしょう。

■一番大事な情報は最初に伝える

納期やスケジュールに関わること等、重要なことは最初に書きましょう。

日本では最後に書くことが多いですが、英語圏では最初に重要なことを提示する文化があるため、文章の途中や最後だと見落とされてしまう可能性があります。

■内容はできるだけ簡潔に

日本では、要点だけの短いメールはそっけなく失礼だと考えがちですが、英語圏ではより簡潔であることが好まれます。

そのため、日本語メールでよくある「いつもお世話になっております。」などの慣例表現は不要です。

また、日本では失礼にならないよう婉曲表現を使うことがありますが、英語圏では失礼以前に正しく伝わらない可能性が高いです。ストレートに伝えるよう意識しましょう。

■日本と英語圏で違う表現

日本では「すみません」「申し訳ありません」といった表現を軽い意味合いで使いますが、英文で多用すると、謝りすぎの印象を与えてしまいます。

また、日本では「お願いします」という表現を多用するため、英語でもPleaseを付ければ丁寧になると思いがちですが、英語において「Please～」から始まる命令文は上から目線と感じられてしまうこともあるので注意しましょう。

何かを依頼したい場合は「Wolud you～？」や「I wonder if you could～？」等を使うことをお勧めします。

弊社ではネイティブ翻訳者が翻訳対応をさせていただくことで、英語圏の文化も踏まえて翻訳させていただきます。

是非お気軽にご相談ください。

来期に向けて統合報告書やアニュアルレポートのご準備を進められている方も多いのではないでしょうか。今回はこうした報告書の社長メッセージページの見せ方のコツについてご紹介いたします。

■冒頭のご挨拶は短めにしましょう。
社長メッセージの冒頭で、日頃の感謝の気持ちやご支援をお願いするご挨拶文が、長々と綴られていませんか。日本語では丁寧な表現であっても、英語の場合は回りくどいなど、別の印象を与えてしまう可能性があります。株主が一番注目している冒頭だからこそ、ご挨拶は手短にして、重要な企業メッセージを伝えるために使うことをお勧めいたします。

■お写真によって、メッセージの伝わり方が変ります。
海外企業の社長メッセージページでは、笑顔で、自信に溢れたお写真が多く活用されています。株主に対して、自信やエネルギッシュな姿勢、またフレンドリーな企業イメージをアピールしています。ぜひ社長メッセージページで伝えたい内容に沿ったお写真を採用してみてください。

■メッセージは平易な英語で伝えましょう。
米国証券取引員会（SEC）が推奨している『プレイン イングリッシュ ハンドブック』の序文で、ウォーレン・バフェットは、バークシャー・ハザウェイのアニュアルレポートを執筆するときは、自分の姉妹に話しているつもりで平易な英語で書いていると述べています。
社長メッセージでは、伝えたい情報を整理した上で、読みやすい、プレイン・イングリッシュを意識してみてください。きっと、個々に響く企業メッセージを伝えることができるでしょう。

いかがでしたでしょうか。
ちょっとした工夫で社長メッセージページの印象は大きく異なり、また企業イメージをよりダイレクトに伝えていくことができます。

弊社では統合報告書やアニュアルレポート、サスティナビリティレポート等の翻訳から制作まで承っています。ぜひお気軽にご相談ください。