convocation noticeは古い英語？
株主総会招集通知の季節が近づいてきました。株主総会が行われる季節は違いますが、米国にも株主総会招集通知は存在します。
日本企業の招集通知はconvocation noticeとして翻訳されることが多くなっていますが、米国ではnotice of annual meeting of shareholders and proxy statement（株主総会のお知らせとプロキシーステートメント）、Notice of 20xx Annual Shareholders’ Meeting（20xx年株主総会のお知らせ）などという表現が使われます。
convocation noticeという言葉はかつては米国でも使用されていました。しかし、プレイン・イングリッシュを使ったわかりやすいコミュケーションツールへと招集通知が進化するにつれ、使われなくなりました。
ちなみに、proxy statement（プロキシーステートメント）は日本の招集通知の株主総会参考書類にあたる部分に似ていて、総会当日に投票される議題などが記載された公開が義務付けられた書類です。
米国の招集通知を参考に英語版を改善する
米国の株主総会招集通知は、読みやすい文書となるように進化を続けています。日本の招集通知と比較して特に目立つ特徴として、次のような点があります。
・写真、余白、図、箇条書き、色を活用した魅力的で読みやすいビジュアル
・ハイパーリンクを使用し、文書内の関連セクションへの移動が簡単
・株主への挨拶は、フォーマルなスタイルではなくて、個人的な語り口を使って株主に語り掛ける
日本の招集通知の英語版を作成する際には、次のような点に注意すると、よりグローバルに伝わる読みやすい文書を作ることができます。
・かたい言葉遣いに気を付ける
・情報の詰め込みすぎに気を付ける
・読みやすいデザインを心がける
・新しい情報や投資家の興味を引く知見を掲載する
実は、招集通知の英語版作成のポイントはアニュアルレポート英語版作成のポイントと非常に似ています。どちらも投資家にとって読みやすく役立つ情報が含まれている文書とすることが重要です。もちろん、プレイン・イングリッシュを使うことも忘れないようにしましょう。
参考） 米国大手企業の招集通知の例 ウォルマート https://s2.q4cdn.com/056532643/files/doc_financials/2019/annual/348234(1)_20_Walmart_NPS_WR.pdf
スターバックス https://s22.q4cdn.com/869488222/files/doc_financials/2020/ar/SBUX-2021-Proxy-Statement.pdf
