JPELCのオピニオンページに新しく記事を追加しました。今回は、アメリカのコミュニケーション・コンサルタントであるビル ランプトン氏が、ベストセラー作家や人気コラムニストに共通するライティングの秘訣について紹介しています。「最適な、理想的な」という英単語を選ぶ際に、あなたは「Optimal」または「Ideal」のどちらを使いますか。難しい単語をシンプルな単語に置き換える例もありますのでぜひご参考になさってください。
ライティングの達人に共通する秘訣とは？
伝わりやすい英文メールのポイント
テレワークが普及し、メールでのやりとりが増えている方も多いのではないでしょうか。簡潔で伝わりやすいメールを作成することは、同じく忙しいビジネスパーソンである読み手にとっても好印象を与えることができるでしょう。
今回は、英語でメールを書く時に注意すると、ぐっと相手へ伝わりやすくなるポイントをご紹介します。
■件名
件名によってはスパムメールと間違われたり、重要なメールだと気づかず読んでもらえない場合もあります。
メールの内容がわかるよう、
例えば、依頼の場合はRequest for ～、注文の場合はOrder for ～、急ぎの場合はUrgent: Request for ～、といったように簡潔かつ具体的に書くと良いでしょう。
■一番大事な情報は最初に伝える
納期やスケジュールに関わること等、重要なことは最初に書きましょう。
日本では最後に書くことが多いですが、英語圏では最初に重要なことを提示する文化があるため、文章の途中や最後だと見落とされてしまう可能性があります。
■内容はできるだけ簡潔に
日本では、要点だけの短いメールはそっけなく失礼だと考えがちですが、英語圏ではより簡潔であることが好まれます。
そのため、日本語メールでよくある「いつもお世話になっております。」などの慣例表現は不要です。
また、日本では失礼にならないよう婉曲表現を使うことがありますが、英語圏では失礼以前に正しく伝わらない可能性が高いです。ストレートに伝えるよう意識しましょう。
■日本と英語圏で違う表現
日本では「すみません」「申し訳ありません」といった表現を軽い意味合いで使いますが、英文で多用すると、謝りすぎの印象を与えてしまいます。
また、日本では「お願いします」という表現を多用するため、英語でもPleaseを付ければ丁寧になると思いがちですが、英語において「Please～」から始まる命令文は上から目線と感じられてしまうこともあるので注意しましょう。
何かを依頼したい場合は「Wolud you～？」や「I wonder if you could～？」等を使うことをお勧めします。
弊社ではネイティブ翻訳者が翻訳対応をさせていただくことで、英語圏の文化も踏まえて翻訳させていただきます。
是非お気軽にご相談ください。
米国と日本の株主総会招集通知の違い
convocation noticeは古い英語？
株主総会招集通知の季節が近づいてきました。株主総会が行われる季節は違いますが、米国にも株主総会招集通知は存在します。
日本企業の招集通知はconvocation noticeとして翻訳されることが多くなっていますが、米国ではnotice of annual meeting of shareholders and proxy statement（株主総会のお知らせとプロキシーステートメント）、Notice of 20xx Annual Shareholders’ Meeting（20xx年株主総会のお知らせ）などという表現が使われます。
convocation noticeという言葉はかつては米国でも使用されていました。しかし、プレイン・イングリッシュを使ったわかりやすいコミュケーションツールへと招集通知が進化するにつれ、使われなくなりました。
ちなみに、proxy statement（プロキシーステートメント）は日本の招集通知の株主総会参考書類にあたる部分に似ていて、総会当日に投票される議題などが記載された公開が義務付けられた書類です。
米国の招集通知を参考に英語版を改善する
米国の株主総会招集通知は、読みやすい文書となるように進化を続けています。日本の招集通知と比較して特に目立つ特徴として、次のような点があります。
・写真、余白、図、箇条書き、色を活用した魅力的で読みやすいビジュアル
・ハイパーリンクを使用し、文書内の関連セクションへの移動が簡単
・株主への挨拶は、フォーマルなスタイルではなくて、個人的な語り口を使って株主に語り掛ける
日本の招集通知の英語版を作成する際には、次のような点に注意すると、よりグローバルに伝わる読みやすい文書を作ることができます。
・かたい言葉遣いに気を付ける
・情報の詰め込みすぎに気を付ける
・読みやすいデザインを心がける
・新しい情報や投資家の興味を引く知見を掲載する
実は、招集通知の英語版作成のポイントはアニュアルレポート英語版作成のポイントと非常に似ています。どちらも投資家にとって読みやすく役立つ情報が含まれている文書とすることが重要です。もちろん、プレイン・イングリッシュを使うことも忘れないようにしましょう。
参考） 米国大手企業の招集通知の例 ウォルマート https://s2.q4cdn.com/056532643/files/doc_financials/2019/annual/348234(1)_20_Walmart_NPS_WR.pdf
スターバックス https://s22.q4cdn.com/869488222/files/doc_financials/2020/ar/SBUX-2021-Proxy-Statement.pdf
